Gestire un ecommerce non significa soltanto ricevere ordini, incassare pagamenti e organizzare le spedizioni. Ogni vendita genera anche informazioni che devono essere gestite correttamente dal punto di vista fiscale.
Ed è proprio qui che nasce una delle difficoltà più comuni per chi utilizza WooCommerce.
WooCommerce raccoglie già quasi tutti i dati della vendita, ma non nasce come software fiscale italiano. Senza un’integrazione specifica, il merchant può quindi ritrovarsi a gestire separatamente ordini, fatture elettroniche, file XML, invii allo SDI, copie PDF per i clienti e corrispettivi.
Il risultato è spesso un processo frammentato tra WooCommerce, software di fatturazione, fogli Excel e commercialista.
La soluzione consiste nel partire dall’elemento che contiene già tutte le informazioni: l’ordine WooCommerce.
Con un sistema integrato, dallo stesso ordine è possibile capire se gestire una fattura oppure un corrispettivo, generare i documenti necessari, inviare la fattura allo SDI e, quando previsto, far ricevere automaticamente al cliente anche una copia PDF personalizzata.
Non tutti gli ordini WooCommerce devono diventare una fattura
Questo è il primo concetto da chiarire.
Quando un ecommerce vende beni fisici a consumatori finali nel classico modello di commercio elettronico indiretto, la gestione fiscale non consiste necessariamente nell’emettere una fattura per ogni singolo ordine.
Se il consumatore non richiede fattura, l’operazione può confluire nella gestione dei corrispettivi prevista per questo tipo di vendita.
I corrispettivi derivanti dal commercio elettronico indiretto sono infatti esonerati dalla trasmissione telematica prevista per altre attività, mentre permane l’obbligo di annotazione nel relativo registro.
In termini pratici, quindi, un ecommerce può avere contemporaneamente:
ordini senza fattura → gestione dei corrispettivi
e
ordini con richiesta di fattura → fatturazione elettronica
Capire questa distinzione permette di costruire un processo molto più efficiente.
Se vuoi approfondire quando un ordine ecommerce deve essere gestito con fattura e quando invece rientra nei corrispettivi, leggi la nostra guida dedicata a ecommerce: fattura o corrispettivo?.
Cliente privato: ordine e gestione dei corrispettivi
Pensiamo al caso più comune.
Un consumatore entra nell’ecommerce, acquista un prodotto, paga e completa l’ordine senza richiedere fattura.
WooCommerce possiede già tutte le informazioni della vendita: data, prodotti, quantità, aliquote IVA e importi.
Invece di creare manualmente una fattura non necessaria, questi dati possono essere utilizzati per costruire la gestione giornaliera dei corrispettivi.
L’articolo 24 del DPR 633/72 disciplina infatti l’annotazione dell’ammontare globale dei corrispettivi riferito alle operazioni effettuate in ciascun giorno.
È proprio qui che l’automazione può far risparmiare molto tempo.
Come gestire i corrispettivi WooCommerce
Il problema di molti ecommerce non è avere i dati.
I dati si possono raccogliere direttamente attraverso WooCommerce.
Il problema è trasformare centinaia di ordini WooCommerce in informazioni utilizzabili per l’adempimento fiscale.
Il plugin Consulens utilizza gli ordini dello store per gestire i corrispettivi e permette di ottenere anche due esportazioni particolarmente utili.
La prima è un file Excel utilizzabile per l’importazione dei dati in altri software, facilitando il passaggio delle informazioni verso gli strumenti utilizzati per la contabilità.
La seconda è un registro in formato Excel stampabile, completo dei dati fiscali dell’azienda e di un campo dedicato alla firma, pensato per agevolare la tenuta del registro e avere il documento disponibile in caso di necessità.
In questo modo non occorre ricostruire manualmente le vendite giorno per giorno partendo dagli ordini.
Vuoi approfondire questo aspetto? Leggi la guida completa su come gestire i corrispettivi WooCommerce nell’ecommerce.
E se il cliente privato vuole la fattura?
Anche un consumatore può avere necessità di ricevere fattura.
L’ideale è permettergli di comunicarlo prima che l’ordine venga concluso.
Con il plugin Consulens il checkout WooCommerce può prevedere una scelta come:
“Voglio la fattura”
Se il cliente seleziona questa opzione, il checkout può richiedere i dati fiscali necessari e l’ordine viene indirizzato verso il processo di fatturazione anziché essere trattato come una normale vendita senza fattura.
In questo modo il merchant non deve successivamente contattare il cliente per recuperare le informazioni mancanti.
WooCommerce può generare una fattura elettronica?
WooCommerce dispone già di gran parte delle informazioni necessarie:
- anagrafica del cliente;
- prodotti acquistati;
- quantità;
- prezzi;
- aliquote IVA;
- metodo di pagamento;
- data dell’ordine.
Quello che manca nella configurazione standard è il processo fiscale italiano.
Un plugin specifico può quindi utilizzare i dati dell’ordine per generare la fattura, predisporre il documento XML previsto dalla fatturazione elettronica e collegare tutta la documentazione alla vendita originale.
Dalla fattura WooCommerce al file XML
La fattura elettronica non è semplicemente il PDF che può essere inviato al cliente.
Per il sistema italiano il documento fiscale viene predisposto nel formato elettronico previsto e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
Il PDF rappresenta invece una copia di cortesia, più semplice da leggere e consultare per il cliente.
Il plugin può utilizzare lo stesso ordine WooCommerce per generare entrambi i documenti, senza costringere il merchant a ricostruire la vendita all’interno di un secondo software.
Invio della fattura WooCommerce allo SDI
Una volta generato l’XML, arriva un altro passaggio che spesso viene gestito separatamente: l’invio allo Sistema di Interscambio (SDI).
Lo SDI effettua i controlli previsti e gestisce la trasmissione della fattura elettronica al destinatario.
Un’integrazione WooCommerce permette di collegare anche questa fase all’ordine.
Il flusso diventa quindi:
Ordine WooCommerce → richiesta fattura → generazione documento → XML → SDI → PDF di cortesia al cliente.
Invio automatico della fattura di cortesia PDF
Una volta completato l’ordine, il lavoro del merchant non dovrebbe continuare con operazioni manuali come scaricare il PDF, scrivere un’email e allegare il documento.
Consulens permette di inviare automaticamente al cliente la fattura di cortesia in formato PDF quando l’ordine viene completato.
Il cliente riceve così un documento facilmente leggibile senza che il gestore dello store debba intervenire manualmente per ogni singola vendita.
È un’automazione apparentemente semplice, ma il vantaggio diventa evidente con l’aumentare del numero di ordini.
Con 10 fatture al mese può sembrare un’attività marginale.
Con centinaia di fatture, eliminare download, allegati ed email manuali significa risparmiare molto tempo.
Una fattura PDF coerente con il brand dell'ecommerce
Il documento inviato al cliente non deve necessariamente avere un aspetto generico.
Con Consulens è possibile personalizzare il PDF della fattura di cortesia con il proprio logo e i colori desiderati.
Questo permette di mantenere un’immagine coordinata anche dopo il checkout.
Il cliente acquista sullo store, riceve le comunicazioni del brand e infine ottiene una fattura PDF coerente con l’identità visiva dell’ecommerce.
È un dettaglio che migliora la professionalità percepita e rende il documento più riconoscibile.
Vendite B2B in Italia
Quando il cliente è un’azienda, il checkout deve raccogliere informazioni differenti rispetto a una normale vendita B2C.
Il plugin può raccogliere i dati fiscali necessari direttamente durante il processo di acquisto, evitando che vengano richiesti successivamente via email.
L’obiettivo è sempre lo stesso: utilizzare una sola volta il dato inserito dal cliente e farlo proseguire automaticamente attraverso il processo fiscale.
Una volta completato il relativo flusso, anche la copia PDF della fattura può essere inviata automaticamente al cliente.
Vendite ad aziende UE: perché è importante il controllo VIES
La situazione diventa ancora più interessante quando lo store vende ad aziende stabilite in altri Paesi dell’Unione europea.
In questo caso non basta sapere che il cliente ha inserito una sequenza di caratteri nel campo Partita IVA.
È importante verificare se quella partita IVA risulta abilitata agli scambi intracomunitari.
Il sistema VIES permette di verificare se un’impresa è registrata per effettuare operazioni all’interno dell’Unione europea.
Il plugin Consulens integra il controllo VIES della Partita IVA al checkout, aggiungendo quindi una verifica utile quando un cliente aziendale UE effettua l’ordine.
La validità VIES non sostituisce naturalmente la corretta determinazione del trattamento IVA dell’operazione, che dipende dal caso concreto, ma consente di verificare una delle informazioni fondamentali nelle vendite B2B intracomunitarie.
Rimborsi e note di credito
Il processo fiscale di un ecommerce non termina con la vendita.
Un ordine può essere rimborsato totalmente o parzialmente.
Se esiste una fattura collegata alla vendita, può rendersi necessaria anche la relativa nota di credito.
Mantenere ordine, fattura e nota di credito nello stesso processo permette di evitare che l’evento commerciale e la relativa documentazione fiscale finiscano in sistemi completamente separati.
Un unico flusso per gli ordini WooCommerce
Il vero vantaggio dell’integrazione emerge osservando l’intero processo.
Senza automazione:
ordine → controllo → software fiscale → inserimento dati → eventuale fattura → XML → SDI → download PDF → email al cliente → corrispettivi → esportazioni
Con un sistema integrato:
ordine WooCommerce → identificazione del corretto flusso fiscale → fattura oppure corrispettivo → XML e SDI → PDF personalizzato inviato automaticamente al cliente
È un cambiamento importante soprattutto per gli ecommerce che ricevono decine o centinaia di ordini ogni giorno.
Cosa dovrebbe fare un buon plugin di fatturazione WooCommerce?
Non dovrebbe limitarsi a generare un PDF.
E nemmeno soltanto a creare un XML.
Dovrebbe aiutare a gestire l’intero processo che nasce dalla vendita:
checkout fiscale, richiesta fattura, XML, SDI, corrispettivi, invio automatico del PDF di cortesia, personalizzazione del documento, note di credito e verifiche utili per il B2B UE.
Come funziona il plugin Consulens
Il plugin Consulens nasce per trasformare gli ordini WooCommerce nel punto di partenza della gestione fiscale dell’ecommerce.
Permette di:
- raccogliere la richiesta di fattura direttamente al checkout;
- generare fatture elettroniche e note di credito;
- generare XML e PDF;
- inviare le fatture allo SDI;
- inviare automaticamente al cliente il PDF della fattura di cortesia quando l’ordine viene completato;
- personalizzare il PDF con logo e colori dell’ecommerce;
- verificare le Partite IVA comunitarie attraverso VIES;
- gestire i corrispettivi delle vendite;
- esportare i corrispettivi in Excel per altri software;
- generare un registro Excel stampabile completo dei dati fiscali e del campo firma.
L’obiettivo non è aggiungere un’altra attività alla gestione dello store, ma eliminare molte di quelle che oggi vengono eseguite manualmente.
Prova il plugin sul tuo e-commerce
Se utilizzi WooCommerce e vuoi ridurre il lavoro necessario per gestire fatture, corrispettivi e adempimenti collegati agli ordini, puoi vedere direttamente il funzionamento del plugin.
