Un cliente acquista un prodotto sul tuo ecommerce.
Devi emettere automaticamente una fattura?
Non necessariamente.
Nel caso tipico del commercio elettronico indiretto di beni fisici, la gestione fiscale dell’ordine cambia anche in base al tipo di cliente e alla richiesta del documento.
Ed è proprio questa distinzione che molti ecommerce finiscono per gestire manualmente, soprattutto quando WooCommerce, software di fatturazione e contabilità non comunicano tra loro.
Capire quando un ordine deve generare una fattura e quando deve invece rientrare nella gestione dei corrispettivi permette di organizzare lo store in modo molto più efficiente.
Per una panoramica più ampia puoi consultare la nostra guida completa alla fatturazione elettronica WooCommerce.
Il cliente è un consumatore e non vuole la fattura
Partiamo dalla situazione probabilmente più frequente negli ecommerce B2C.
Un cliente persona fisica entra nello store, acquista un prodotto, paga e completa l’ordine senza richiedere fattura.
Nel caso tipico del commercio elettronico indiretto di beni fisici, non è necessario trasformare automaticamente ogni vendita in una fattura.
L’operazione rientra invece nella gestione dei corrispettivi prevista per questo tipo di vendita.
WooCommerce possiede già gran parte delle informazioni necessarie:
- data dell’ordine;
- prodotti acquistati;
- quantità;
- imponibile;
- aliquote IVA;
- importo complessivo;
- stato dell’ordine.
Il problema non è quindi recuperare i dati, ma trasformarli in un flusso amministrativo ordinato.
Ecommerce e corrispettivi: cosa bisogna gestire
Per il commercio elettronico indiretto, i corrispettivi sono esonerati dalla trasmissione telematica prevista per altre attività, mentre resta l’obbligo di annotazione nel relativo registro.
In termini pratici, l’ecommerce deve quindi poter ricostruire correttamente le vendite effettuate e organizzare i relativi importi giornalieri.
Con pochi ordini questa attività può essere svolta manualmente.
Con centinaia o migliaia di ordini, invece, controllare ogni singola vendita diventa rapidamente inefficiente.
È per questo che l’integrazione con WooCommerce assume un valore importante: i dati esistono già e possono essere utilizzati per automatizzare buona parte del processo.
Abbiamo approfondito l’argomento nella guida dedicata a come gestire i corrispettivi WooCommerce.
Il cliente privato vuole la fattura
La situazione cambia se il consumatore desidera ricevere una fattura.
In questo caso la soluzione migliore è permettergli di comunicarlo durante il checkout, senza costringerlo a contattare successivamente il merchant.
Con il plugin Consulens è possibile configurare WooCommerce affinché il cliente possa selezionare un’opzione come:
“Voglio la fattura”
Se questa scelta viene effettuata, il checkout può mostrare i campi necessari alla raccolta dei dati fiscali e l’ordine viene indirizzato verso il relativo processo di fatturazione.
In questo modo la distinzione tra ordine con fattura e ordine da gestire nei corrispettivi nasce direttamente durante l’acquisto.
Perché conviene raccogliere subito i dati fiscali
Gestire la richiesta di fattura dopo che l’ordine è già stato completato significa spesso:
contattare il cliente;
richiedere i dati mancanti;
aggiornare manualmente l’ordine;
inserire nuovamente le informazioni in un software di fatturazione.
Se invece la scelta viene effettuata durante il checkout, i dati fiscali rimangono già collegati alla vendita.
WooCommerce diventa quindi il punto di partenza dell’intero processo.
Cosa succede quando viene richiesta la fattura
Una volta ricevuto un ordine completo dei dati fiscali, il processo può proseguire con la generazione della fattura elettronica.
L’ordine contiene già informazioni come:
- anagrafica cliente;
- prodotti;
- quantità;
- prezzi;
- aliquote IVA;
- importi;
- dati fiscali raccolti durante il checkout.
Un plugin integrato può utilizzare queste informazioni per predisporre il documento senza costringere il merchant a ricopiare manualmente la vendita in un’altra piattaforma.
XML, SDI e PDF di cortesia
La fattura elettronica non coincide con il semplice PDF che il cliente può visualizzare.
Il documento destinato al sistema italiano viene predisposto nel formato elettronico previsto e può essere inviato attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
Il PDF rappresenta invece una copia di cortesia facilmente leggibile dal cliente.
Con Consulens, dallo stesso ordine WooCommerce è possibile gestire il flusso di fatturazione e, quando l’ordine viene completato, inviare automaticamente al cliente la copia PDF della fattura.
Il merchant non deve quindi scaricare il documento e allegarlo manualmente a un’email.
Una fattura PDF personalizzata con il brand dell'ecommerce
La copia di cortesia può essere anche personalizzata.
Il plugin Consulens permette di utilizzare il logo del proprio ecommerce e i colori desiderati per il PDF della fattura.
In questo modo anche la documentazione inviata dopo l’acquisto mantiene un aspetto coerente con l’identità visiva dello store.
Il cliente non riceve quindi un documento generico, ma una fattura riconoscibile e coordinata con il brand presso il quale ha effettuato l’acquisto.
Il cliente è un'azienda italiana
Nel B2B il flusso cambia ulteriormente.
Quando ad acquistare è un’impresa, il checkout deve permettere di acquisire i dati fiscali necessari alla fatturazione.
Anche in questo caso l’obiettivo è evitare di recuperare le informazioni dopo l’ordine.
Il cliente inserisce i dati durante l’acquisto e questi rimangono collegati direttamente alla vendita WooCommerce.
Il processo può quindi proseguire dalla stessa origine:
ordine → fattura → XML → SDI → PDF di cortesia
senza ricostruire manualmente la vendita in un altro software.
Il cliente è un'azienda dell'Unione europea
Se il cliente è un’impresa stabilita in un altro Paese UE, entra in gioco anche un ulteriore controllo: il VIES.
Il VIES consente di verificare se una Partita IVA risulta registrata per effettuare operazioni intracomunitarie.
Il plugin Consulens integra il controllo VIES della Partita IVA direttamente nel checkout WooCommerce.
Questo permette di verificare il dato inserito dal cliente aziendale già durante il processo di acquisto.
Naturalmente, il risultato del controllo VIES non determina da solo il corretto trattamento IVA della vendita: quest’ultimo dipende dalla tipologia dell’operazione e dalla situazione fiscale concreta.
Un unico checkout, flussi differenti
Possiamo quindi riassumere il funzionamento in modo molto semplice.
Cliente persona fisica senza richiesta di fattura
→ ordine WooCommerce
→ gestione dei corrispettivi
Cliente persona fisica che seleziona “Voglio la fattura”
→ raccolta dati fiscali
→ fattura elettronica
→ XML e SDI
→ PDF di cortesia automatico
Cliente aziendale italiano
→ raccolta dati fiscali
→ fatturazione elettronica
→ XML e SDI
Cliente aziendale UE
→ raccolta dati fiscali
→ controllo VIES
→ gestione fiscale dell’ordine in base all’operazione
Il merchant non dovrebbe quindi essere costretto a decidere manualmente, ordine per ordine, quale processo utilizzare.
Come Consulens gestisce i corrispettivi WooCommerce
Per gli ordini che non generano fattura, Consulens permette di organizzare la gestione dei corrispettivi partendo direttamente dalle vendite WooCommerce.
Il plugin consente inoltre di scaricare:
un file Excel per l’importazione dei dati in altri software
e
un registro dei corrispettivi in formato Excel stampabile, completo dei dati fiscali dell’attività e del campo firma.
L’obiettivo è evitare di ricostruire manualmente gli importi partendo dall’elenco ordini dello store.
Perché integrare fatture e corrispettivi nello stesso sistema
Molti ecommerce affrontano questi due processi come se fossero completamente separati.
Da una parte vengono gestite le fatture.
Dall’altra i corrispettivi.
Nel mezzo rimane WooCommerce, che contiene gli ordini originali.
Il risultato può essere una continua esportazione e ricopiatura delle informazioni.
Un sistema integrato parte invece sempre dallo stesso elemento:
l’ordine WooCommerce.
Da lì è possibile capire quale percorso deve seguire la vendita e automatizzare le attività successive.
Il vero vantaggio: eliminare operazioni ripetitive
Pensiamo al processo manuale di un ordine con fattura:
ordine → controllo dati → copia nel gestionale → creazione fattura → XML → invio SDI → download PDF → email al cliente
Per gli ordini senza fattura bisogna invece ricostruire successivamente i corrispettivi.
Con un processo integrato:
ordine → identificazione del flusso corretto → fattura oppure corrispettivo → automazioni successive
Il vantaggio cresce insieme al volume delle vendite.
Se l’ecommerce riceve centinaia di ordini, eliminare anche pochi minuti di lavoro manuale per ogni vendita può trasformarsi in un risparmio operativo significativo.
Fattura o corrispettivo su WooCommerce: il punto non è scegliere manualmente
La vera domanda non dovrebbe essere:
“Cosa devo fare ogni volta che arriva un ordine?”
Il processo dovrebbe essere organizzato affinché sia il checkout stesso a raccogliere le informazioni necessarie.
Il cliente effettua la propria scelta.
WooCommerce registra l’ordine.
Il sistema utilizza quei dati per indirizzare la vendita verso la corretta gestione.
È questo il passaggio che permette di trasformare WooCommerce da semplice archivio degli ordini nel punto di partenza dell’intero processo fiscale dell’ecommerce.
Gestisci fatture e corrispettivi direttamente da WooCommerce
Con il plugin Consulens puoi gestire dallo stesso flusso:
- richiesta di fattura durante il checkout;
- raccolta dei dati fiscali;
- fatture elettroniche e note di credito;
- generazione XML e PDF;
- invio allo SDI;
- invio automatico della fattura PDF al cliente;
- personalizzazione del PDF con logo e colori;
- controllo VIES delle Partite IVA UE;
- gestione dei corrispettivi;
- esportazione Excel verso altri software;
- registro dei corrispettivi stampabile.
L’obiettivo è ridurre i passaggi tra WooCommerce e strumenti esterni e automatizzare il più possibile ciò che avviene dopo ogni vendita.
Prova la gestione automatizzata di fatture e corrispettivi
Puoi vedere il plugin in funzione attraverso una demo e provarlo direttamente sul tuo ecommerce.
